Für Automatenaufsteller und Operatoren
Jede Störung im Blick.Jeder Einsatz belegt.
Vecodesk ist Ticketsystem und Field-Service-Software für Automatenbetriebe: Störungen laufen an einer Stelle zusammen, Techniker dokumentieren am Gerät — und jeder Auftrag endet mit einem Servicebericht.
- Gebaut für Automatenbetriebe
- Techniker-App für iOS und Android
- Hosting in der EU (Frankfurt)
Warum Vecodesk
Worauf Sie sich bei jedem Einsatz verlassen können
Anrufe, WhatsApp, Zettel auf dem Schreibtisch. Wer welche Störung übernommen hat, weiß nur, wer gerade im Büro saß. Und was gestern am Automaten gemacht wurde? Weiß eigentlich nur, wer gefahren ist.
Jeder Auftrag hat eine Rückmeldung
Jede Zuweisung verlangt eine Antwort: annehmen oder mit Begründung ablehnen. Danach wechselt der Status auf unterwegs, vor Ort und erledigt. Bleibt die Annahme aus, wird der Auftrag überfällig gemeldet.
Jeder Einsatz ist belegt
Ein Ticket schließt erst, wenn der Servicebericht ausgestellt und die Ersatzteil-Frage beantwortet ist. Unterschrieben wird vor Ort auf dem Telefon, das PDF geht versioniert an den Kunden.
Jede Maschine hat eine Geschichte
Auf der Seite des Automaten stehen alle bisherigen Einsätze, verbaute Ersatzteile und Wartungen. Kunden und Automaten kommen per Abgleich aus 4Vending oder Televend, statt abgetippt zu werden.
Generische Helpdesks kennen Tickets — aber keine Automaten. Vecodesk schon.
Produkt-Tour
Der Weg eines Auftrags
Vom Anruf bis zum unterschriebenen Servicebericht.
- 1
Melden
Störung aufnehmen und Ticket anlegen. Mit dem KI-Add-on liest der Copilot die Notiz mit und erkennt Kunde, Standort und Automat.
- 2
Disponieren
Techniker zuweisen. Angenommen wird mit einem Tipp in der App; bleibt die Annahme aus, wird der Auftrag als überfällig gemeldet.
- 3
Vor Ort
QR-Code am Automaten scannen. Die App öffnet die Gerätehistorie und nimmt Fotos, Ersatzteile und Arbeitszeit auf.
- 4
Unterschreiben
Techniker und Kunde unterschreiben auf dem Telefon. Das Bericht-PDF wird versioniert abgelegt und geht per E-Mail an den Kunden.
- 5
Abschließen
Ohne ausgestellten Bericht und beantwortete Teile-Frage schließt kein Ticket. Der Wartungsplan legt den nächsten Einsatz an, sobald er fällig ist.
Jede Station im Detail:TicketsystemTechniker-AppServiceberichteWartungsplanung
Funktionen
Ein System, zwei Arbeitsplätze
Die Zentrale arbeitet im Browser, die Techniker in der App. Beide sehen denselben Stand.
Listen, Board, gespeicherte Ansichten
Tickets als Liste oder Board, gruppiert nach Status oder Techniker. Ansichten lassen sich speichern und im Team teilen.
Fristen in Arbeitstagen
Erstreaktion, Lösung und keine Bewegung zählen in Arbeitstagen und berücksichtigen Ihre Feiertage. Läuft eine Frist ab, wird einmal benachrichtigt.
Kunde, Standort, Automat
Ein Kunde, mehrere Standorte, viele Maschinen. Vom Kunden bis zum Automaten im 3. OG sind es zwei Klicks.
QR-Scan am Gerät
Ein Scan öffnet Historie, offene Tickets und Standort der Maschine.
Fotos, Teile und Zeiten
Foto vom Defekt, verbaute Teile, Stunden und Kilometer — erfasst am Automaten, sofort sichtbar in der Zentrale.
Unterschrift vor Ort
Der Kunde unterschreibt auf dem Telefon, das Bericht-PDF geht anschließend automatisch heraus.
KI-Assistent · Add-on
KI, die vorschlägt. Menschen, die entscheiden.
Der Assistent übernimmt die Tipparbeit. Die Entscheidung bleibt bei Ihrem Team.
Intake-Copilot
Telefonnotiz einfügen. Der Copilot erkennt Kunde, Standort und Automat, entwirft das Ticket und weist auf Duplikate hin.
Ersatzteil-Matching
Techniker tippen den Teilenamen so, wie sie ihn kennen. Vecodesk ordnet ihn Ihrem Teilekatalog zu und lernt den Jargon Ihres Teams mit.
Strukturell nur lesend
Kein KI-Werkzeug kann schreiben. Ein Datensatz ändert sich erst, wenn ein Mensch den Vorschlag bestätigt — erzwungen von der Architektur, nicht von einer Richtlinie.
Inferenz in Frankfurt (EU)
Jeder Modellaufruf läuft in Frankfurt. Ihre Daten verlassen für die KI-Verarbeitung die Europäische Union nicht.
Integrationen
Angebunden an die Systeme, die Sie schon haben
Kunden, Standorte und Automaten kommen aus den Systemen, die Sie bereits nutzen — mit Protokoll je Abgleich und Herkunftsnachweis je Datensatz.
Branchensoftware
4Vending
4Vending bleibt Ihr führendes System. Vecodesk übernimmt Kunden, Standorte und Automaten automatisch.
Telemetrie
Televend
Maschinen-Stammdaten und Alarme aus der Televend Cloud, sichtbar auf der Seite des Automaten.
Jede Quelle
Datenimport
Weder 4Vending noch Televend im Haus? Vecodesk holt Ihre Daten aus Cloud-Speicher, per FTP oder aus einer hochgeladenen Tabelle.
4Vending, Televend, Google Drive, OneDrive und Dropbox sind Marken ihrer jeweiligen Inhaber.
Sicherheit & Betrieb
- Hosting in der EU (Frankfurt)
- Verschlüsselung
- Mandantentrennung
- Point-in-time Backups
- Passkeys & MFA
- KI-Inferenz in Frankfurt (EU)
Preise
Drei Pakete nach Teamgröße
Starter, Extended und Enterprise, jeweils mit Kontingenten für User und Melde-Zugänge. Die Konditionen besprechen wir persönlich.
Starter
Für kleine Teams, die Zettel und Zuruf hinter sich lassen.
auf Anfrage
- Tickets, Disposition & Techniker-App
- Signierte Serviceberichte
- User und Melde-Zugänge inklusive
Extended
Für Betriebe, die wachsen — mehr Techniker, mehr Standorte.
auf Anfrage
- Alles aus Starter
- Größere Kontingente für User und Melde-Zugänge
- Zusätzliche Plätze günstig erweiterbar
Enterprise
Für große Flotten und besondere Anforderungen.
auf Anfrage
- Alles aus Extended
- Kontingente nach Ihrem Bedarf
- Konditionen nach Vereinbarung
Zwei Arten von Zugängen
User
Voller Zugriff, gesteuert über Rollen und Rechte — für Disposition, Techniker und Serviceleitung.
Melde-Zugang
Der günstige Zugang für Kontakte an Ihren Standorten: Störung als Ticket melden und eigene Meldungen verfolgen.
KI-AssistentAdd-on
Intake-Copilot, Ersatzteil-Matching und die Spaltenerkennung im Datenimport — zubuchbar zu jedem Paket.
auf Anfrage
FAQ
Häufige Fragen
Was hier fehlt, klären wir in der Demo.
Ist Vecodesk ein Helpdesk?
Nein. In einem Helpdesk hängen Tickets an einem Postfach, in Vecodesk an Kunde, Standort und Automat — und werden an Techniker disponiert, mit Annahmefrist und Zuweisungshistorie.
Funktioniert die Techniker-App auf iOS und Android?
Ja. Sie deckt den Einsatz vor Ort ab: QR-Scan, Statuswechsel mit einem Tipp, Fotos, Ersatzteile, Zeiterfassung und die Unterschrift des Kunden.
Wie kommen unsere Bestandsdaten in Vecodesk?
Kunden, Standorte und Automaten fließen automatisch aus 4Vending herein, Televend steuert Maschinen-Stammdaten bei. Alles andere kommt über den Datenimport: Cloud-Speicher, FTP oder hochgeladene Tabelle.
Was passiert, wenn eine Frist überschritten wird?
Drei Uhren laufen mit — Erstreaktion, Lösung, keine Bewegung — mit Zielwerten je Priorität, gezählt in Arbeitstagen. Läuft eine ab, benachrichtigt Vecodesk die Personen, die Sie dafür bestimmt haben. Einmal.
Schreibt die KI selbstständig Daten?
Nein, und zwar strukturell: Die KI-Werkzeuge haben ausschließlich Lesezugriff. Aus einem Vorschlag wird erst ein Datensatz, wenn ein Mensch ihn bestätigt.