Für Vending-Operator und Automaten-Dienstleister
Jede Störung im Blick.Jeder Einsatz belegt.
Vecodesk ist Ticketsystem und Field-Service-Software für Automatenbetriebe: Störungen laufen an einer Stelle zusammen, Techniker dokumentieren am Gerät — und jeder Auftrag endet mit einem Servicebericht.
- Gebaut für Automatenbetriebe
- Techniker-App für iOS und Android
- Hosting in der EU (Frankfurt)
Warum Vecodesk
Worauf Sie sich bei jedem Einsatz verlassen können
Anrufe, WhatsApp, Zettel auf dem Schreibtisch. Wer welche Störung übernommen hat, weiß nur, wer gerade im Büro saß. Und was gestern am Automaten gemacht wurde? Weiß eigentlich nur, wer gefahren ist.
Jeder Auftrag hat eine Rückmeldung
Jede Zuweisung verlangt eine Antwort: annehmen oder mit Begründung ablehnen. Danach wechselt der Status auf unterwegs, vor Ort und erledigt. Die Disposition sieht jeden Schritt live — auch, ob die App ihn selbst erkannt hat, etwa per QR-Scan.
Jeder Einsatz ist belegt
Erledigt ist ein Einsatz erst, wenn der Servicebericht ausgestellt und die Ersatzteil-Frage beantwortet ist. Unterschrieben wird vor Ort auf dem Telefon, das PDF geht versioniert an den Kunden.
Jede Maschine hat eine Geschichte
Auf der Seite des Automaten stehen alle bisherigen Einsätze, verbaute Ersatzteile und Wartungen. Kunden und Automaten kommen per Abgleich aus 4Vending oder Televend, statt abgetippt zu werden.
Generische Helpdesks kennen Tickets — aber keine Automaten. Vecodesk schon.
Produkt-Tour
Der Weg eines Auftrags
Vom Anruf bis zum unterschriebenen Servicebericht.
- 1
Melden
Störung aufnehmen und Ticket anlegen. Mit dem KI-Paket füllt der KI-Assistent aus der Notiz Kunde, Standort und Automat aus.
- 2
Disponieren
Tickets in der Einsatzplanung auf Techniker und Tag ziehen, die Tour veröffentlichen. Angenommen wird mit einem Tipp, auch direkt aus der Benachrichtigung.
- 3
Vor Ort
QR-Code am Automaten scannen: Die App meldet „Vor Ort“, öffnet den Auftrag und nimmt Fotos, Ersatzteile und Arbeitszeit auf.
- 4
Unterschreiben
Techniker und Kunde unterschreiben auf dem Telefon. Das Bericht-PDF wird versioniert abgelegt und geht per E-Mail an den Kunden.
- 5
Abschließen
Ohne ausgestellten Bericht und beantwortete Teile-Frage schließt kein Ticket. Der Wartungsplan legt den nächsten Einsatz an, sobald er fällig ist.
Jede Station im Detail:TicketsystemEinsatzplanungTechniker-AppServiceberichteWartungsplanung
Funktionen
Ein System, zwei Arbeitsplätze
Die Zentrale arbeitet im Browser, die Techniker in der App. Beide sehen denselben Stand.
Listen, Board, gespeicherte Ansichten
Tickets als Liste oder Board, gruppiert nach Status oder Techniker. Ansichten lassen sich speichern und im Team teilen.
Fristen in Arbeitstagen
Erstreaktion, Lösung und keine Bewegung zählen in Arbeitstagen und berücksichtigen Ihre Feiertage. Läuft eine Frist ab, wird einmal benachrichtigt.
Kunde, Standort, Automat
Ein Kunde, mehrere Standorte, viele Maschinen. Vom Kunden bis zum Automaten im 3. OG sind es zwei Klicks.
QR-Scan am Gerät
Ein Scan öffnet Historie, offene Tickets und Standort der Maschine.
Fotos, Teile und Zeiten
Foto vom Defekt, verbaute Teile, Stunden und Kilometer — erfasst am Automaten, sofort sichtbar in der Zentrale.
Unterschrift vor Ort
Der Kunde unterschreibt auf dem Telefon, das Bericht-PDF geht anschließend automatisch heraus.
KI-Paket
KI, die vorschlägt. Menschen, die entscheiden.
Der Assistent übernimmt die Tipparbeit. Die Entscheidung bleibt bei Ihrem Team.
KI-Ticketerfassung
Telefonnotiz einfügen. Der KI-Assistent erkennt Kunde, Standort und Automat, füllt das Ticket aus und weist auf Duplikate hin. Speichern ist Ihre Entscheidung.
Ersatzteil-Matching
Techniker tippen den Teilenamen so, wie sie ihn kennen. Vecodesk ordnet ihn Ihrem Teilekatalog zu und lernt den Jargon Ihres Teams mit — in jedem Paket enthalten.
Der Assistent schlägt nur vor
Der KI-Assistent kann nichts speichern. Aus seinem Vorschlag wird erst ein Datensatz, wenn ein Mensch speichert — erzwungen von der Architektur, nicht von einer Richtlinie.
KI-Verarbeitung in der EU
Jeder Modellaufruf läuft in der EU. Ihre Daten verlassen die Europäische Union dafür nicht.
Integrationen
Angebunden an die Systeme, die Sie schon haben
Kunden, Standorte und Automaten kommen aus den Systemen, die Sie bereits nutzen — mit Protokoll je Abgleich. Was aus 4Vending oder Televend kommt, trägt seinen Herkunftsnachweis.
Branchensoftware
4Vending
4Vending bleibt Ihr führendes System. Vecodesk übernimmt Kunden, Standorte und Automaten automatisch.
Telemetrie
Televend
Maschinen-Stammdaten und Alarme aus der Televend Cloud, sichtbar auf der Seite des Automaten.
Jede Quelle
Datenimport
Weder 4Vending noch Televend im Haus? Vecodesk holt Ihre Daten aus Cloud-Speicher, per FTP oder aus einer hochgeladenen Tabelle.
4Vending, Televend, Google Drive, OneDrive und Dropbox sind Marken ihrer jeweiligen Inhaber.
Sicherheit & Betrieb
- Hosting in der EU (Frankfurt)
- Verschlüsselung
- Laufende Datensicherung
- Passkeys & MFA
- KI-Verarbeitung in der EU
Preise
Drei Pakete nach Teamgröße
Starter, Extended und Enterprise, jeweils mit Kontingenten für User und Melde-Zugänge. Die Konditionen besprechen wir persönlich.
Starter
Für kleine Teams, die Zettel und Zuruf hinter sich lassen.
auf Anfrage
- Tickets, Disposition & Techniker-App
- Signierte Serviceberichte
- User und Melde-Zugänge inklusive
Extended
Für Betriebe, die wachsen — mehr Techniker, mehr Standorte.
auf Anfrage
- Alles aus Starter
- Größere Kontingente für User und Melde-Zugänge
- Zusätzliche Plätze günstig hinzubuchbar
Enterprise
Für große Flotten und besondere Anforderungen.
auf Anfrage
- Alles aus Extended
- Kontingente nach Ihrem Bedarf
- Konditionen nach Vereinbarung
Zwei Arten von Zugängen
User
Voller Zugriff, gesteuert über Rollen und Rechte — für Disposition, Techniker und Serviceleitung.
Melde-Zugang
Der günstige Zugang für Kontakte an Ihren Standorten: Störung als Ticket melden und eigene Meldungen verfolgen.
KI-PaketZubuchbar
KI-Ticketerfassung, KI-Vorschlag in der Einsatzplanung, KI-Zuordnung im Datenimport und KI-Export-Entwürfe — zubuchbar zu jedem Paket.
auf Anfrage
FAQ
Häufige Fragen
Was hier fehlt, klären wir in der Demo.
Ist Vecodesk ein Helpdesk?
Nein. In einem Helpdesk hängen Tickets an einem Postfach, in Vecodesk an Kunde, Standort und Automat — und werden an Techniker disponiert, mit Annahme, begründeter Ablehnung und Zuweisungshistorie.
Funktioniert die Techniker-App auf iOS und Android?
Ja. Sie deckt den Einsatz vor Ort ab: QR-Scan, Statuswechsel mit einem Tipp, Fotos, Ersatzteile, Zeiterfassung und die Unterschrift des Kunden.
Wie kommen unsere Bestandsdaten in Vecodesk?
Kunden, Standorte und Automaten fließen automatisch aus 4Vending herein, Televend steuert Maschinen-Stammdaten bei. Alles andere kommt über den Datenimport: Cloud-Speicher, FTP oder hochgeladene Tabelle.
Was passiert, wenn eine Frist überschritten wird?
Drei Uhren laufen mit — Erstreaktion, Lösung, keine Bewegung — mit Zielwerten je Priorität, gezählt in Arbeitstagen. Läuft eine ab, benachrichtigt Vecodesk die Personen, die Sie dafür bestimmt haben. Einmal.
Schreibt die KI selbstständig Daten?
Nur an einer Stelle: Teilenamen ordnet sie selbst Ihrem Katalog zu, und ein Filter in den Einstellungen zeigt, was sie zugeordnet hat. Der KI-Assistent hat strukturell nur Lesezugriff — aus seinem Vorschlag wird erst ein Datensatz, wenn ein Mensch speichert.